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论管理沟通在瓮福集团中的作用
日期:2017-05-09

[摘要]本文从有效沟通的定义入手,介绍了有效沟通的含义和特征。随后对本文的案例瓮福集团进行了介绍,并研究瓮福集团在管理沟通过程中存在的问题和提出相应的对策。通过上文的分析,结合有效沟通的定义,总结出管理沟通在瓮福集团中的作用包括了联系管理职能、控制管理过程、实现企业目标的支撑、提升企业文化。

[关键词] 管理沟通;有效沟通;管理职能

 

现代企业的内外部环境越来越复杂,尤其是规模大、组织架构复杂的企业面临着文化差异冲突、个人和组织利益冲突、内部组织之间冲突等种种问题,使得企业面对日益复杂的竞争环境下更加难以把控。本文以瓮福集团作为研究的案例,了解管理沟通在瓮福集团中存在的问题、解决的对策,并由此归纳出管理沟通在瓮福集团中的作用。希望通过研究,能够为瓮福集团的发展提供一些借鉴,也能够为类似的大企业发展和管理沟通管理提供参考。

一、有效沟通

(一)定义

沟通,就是信息交换的过程,涵盖了个人之间的沟通、组织之间的沟通以及组织个人之间的沟通。对于企业而言,就是组织之间的信息交流过程。管理沟通不仅包括了信息的接受、传递和反馈,也能够体现出企业管理的传导力度和执行力。沟通是现代企业管理的重要工具,沟通水平的高低决定了企业管理能力的高低,企业内外的沟通涵盖了上下级沟通、平级沟通、部门之间沟通、外部客户沟通、社区媒体沟通等等。

(二)有效沟通的特征

有效沟通通常具有以下的特征:

第一,清晰准确。沟通的定义就是信息交换的过程,信息的准确清晰与否,决定了信息交换的效率高低以及直接沟通的效果。

第二,目标明确。没有明确内容和目标的沟通,就不能称之为管理沟通,仅仅是闲时的聊天。沟通应当明确表达自己的目的和意图,这才能够体现出沟通的绩效。

第三,协议共同。沟通是双向互动的过程,信息的交换不仅是信息传导接受者那里,也需要接受者的有效反馈,最终达成一致。

二、案例简介

笔者选用了国内最大的化肥制造商之一的瓮福集团作为研究案例。

瓮福(集团)有限责任公司是国家“八五”、“九五”期间建设的五大磷肥基地之一,其前身是贵州宏福实业总公司。瓮福矿肥基地在党和各级政府的关怀下,于1990年开工建设,经过23年的发展,打造出了一个以磷肥生产为主业,以磷化工、技术输出为增值业务的具有国际竞争力的化肥化工生产企业。公司重视人才、管理、科技技术水平,秉承以“信息化、国际化、金融化”作为发展的战略目标,成为一家具有磷矿筛选、磷化工产品生产研发、磷肥生产能力的产销研一体的国有大型磷化工企业。

公司旗下的拳头产品磷酸二铵、磷酸一铵,都获得了“中国名牌产品”称号和“国家免检”资格。瓮福集团的商标也获得“中国驰名商标”,也被国家商务部授予了“最具市场竞争力品牌”。瓮福先后通过了ISO9001 质量管理体系、ISO14001 环境管理体系、OHSAS18001 职业健康安全管理体系认证,于2006 年通过了澳大利亚检验检疫部门的认证,成为中国首家通过大洋洲认证的化肥化工企业。目前瓮福产品行销全球三十多个国家地区,2012年营业收入超300亿人民币,公司目前围绕着2020战略,力争到2020年实现500亿人民币的目标。

由于该公司的规模大、组织架构复杂,适合作为有效管理沟通的案例进行研究。

1 瓮福集团的组织架构图

 

三、瓮福集团的管理沟通现存问题

根据美国管理学者斯科特.派瑞的理论,经理人的关键管理能力包括了行政、督导、沟通、认知四大能力,并且根据这一模型构建了经理人评价测试系统。过去五年中,瓮福集团超过两千名的管理者进行了经理人评价测试,结果并不尽人意。其中,最高的平均分是行政能力,为64分(满分100),最低的是沟通能力,只有38分。所以,如何提升瓮福集团管理沟通能力成了当前企业管理人员发展能力的当务之急。当前,瓮福集团管理沟通中存在着以下问题:

 (一)沟通理念和意识不足

有效的沟通是管理必备技能之一,也是管理者应当具有的能力。如果没有正确的管理理念、沟通意识、沟通态度以及必要的沟通技巧,那么管理必然就缺失科学、系统的指引。当前,瓮福集团的部分管理者还是以国企心态自重,认为“官大一级压死人”,自己的部门自己说了算,决策过程也缺乏系统、科学的考量,员工只要根据自己的指示执行就可以了。还有一部分的管理者则意识到了沟通对管理过程的作用,但是在国企文化的作祟下,官本位、等级观念强,有时候为了自己的权威,不愿意与下属讨论、不愿意和平级商讨,对一些非机密问题遮遮掩掩,不利于群策群力、发挥群众的智慧。

倘若管理者没有正确的沟通理念和态度指引,思想上缺乏主动和内外部沟通的意识,自然难以在瓮福集团内部形成沟通文化、融洽氛围,管理层上下也难以拥有良好的沟通理念。

(二)缺乏制度和政策的约束

瓮福集团内部缺乏定期科学的沟通机制以及合理有效的沟通政策。由于没有沟通政策的指引,企业的各个部门难以据此建立起完善的沟通机制,在制度层面和执行层面上,沟通方式就千差万别了。具体而言,第一,部门之间缺乏定期沟通机制,销售、研发、生产等部门没有定期的会议机制,往往是遇到了严重问题才坐下来一起开会,不利于部门之间的内部管理沟通。第二,会议效率不高,很多会议在召开之前没有明示重点和目标,导致与会者缺乏必要准备,会议收效不佳。第三,员工的沟通培训力度不足,尽管组织了一些沟通培训课程,但是对于后期的培训反馈、效果跟踪、实践应用并不重视。第四,沟通机制的反馈力度不足,有效沟通是一个双向过程,很多时候瓮福集团的大会都是上传下达,缺乏一个下级向上级反馈的过程,长此以往,决策层听不到一线的声音,难以做出科学有效的决策。

(三)沟通的渠道和方式存在障碍

沟通渠道、沟通方式是内部沟通信息交换的一种必备要素,信息需要通过渠道,采用一定的方式才能进行交流和传递,渠道方式是信息交换的载体和物质基础,如果方式不对、渠道不畅,信息及然无法有效交换,有效沟通必然难以实现。瓮福集团遇到的具体问题表现在以下几个方面:

1.渠道不规范

管理沟通的渠道可以划分为正式、非正式的沟通渠道,信息沟通渠道是其传输交换信息的载体。正式沟通渠道是组织内根据一定原则进行信息交互,涵盖上行、下行、平行方向的沟通。瓮福集团的渠道散乱,不畅通,没有形成科学有效的额沟通系统。其一,正式沟通渠道多、非正式沟通渠道少,管理者往往通过会议、公告等正式渠道和员工传达沟通,对于集体活动、运动会、期刊、网络等非正式渠道的沟通不足,而这些非正式渠道往往是加深上下级之间了解的桥梁。其二,下行多、上行少,正如上文所述,瓮福集团的下行沟通渠道较多,往往是命令指令的下达,缺乏一线对上级的反馈,下属的工作情况管理层知之甚少。这就限制了员工的参与度、减少了员工的决策权。其三,纵向沟通多、横向沟通少,表现在跨职能部门之间的平级沟通比较有限,加上各个部门之间存在私利、利益不同,这就导致在管理过程中,双方都不肯让步,只能通过上级裁决来解决最终的问题。尽管能够通过上级裁决来解决一时之急,但从长远来看,缺乏一个合理有效的沟通渠道和沟通方式,容易影响到部门之间的关系、降低了团队合作精神、减弱了企业的凝聚力。其四,间接沟通多、直接沟通少,由于上下级的沟通不多,往往都要通过多级传导才能到一线,这就造成了信息交换过程中出现信息丢失、偏差,甚至以讹传讹。

2.方式比较陈旧

在先进发达国家企业的管理倾向于沟通管理的时代里,瓮福集团里还存在着浓浓的国企陈旧作风,早请示、晚汇报、务虚会等传统的、陈旧的沟通方式上。这种沟通的效率已经不能够适应当前激烈的市场竞争,无法满足企业的管理需要,不能满足员工的心理需求,也不容易激发员工的热情、培养他们的主人翁精神和集体荣誉感。

(四)沟通过程比较随便

沟通是双向的,需要双方共同努力来传递一个信息,作为信息的发布者、接收者来说,都具有主观能动性。双方的学识差异、理解能力、表达能力、交流方式、思想差异都可能造成沟通上的歧义。瓮福集团在管理沟通的过程中,显得比较随意,往往是一个组织、一个部门的领导说了算,沟通明显带有个人主义色彩,完全凭着领导喜好、情绪、厌恶来进行,这种缺乏科学指引的管理沟通使得很多时候沟通效果难以量化、沟通目标也不明确,势必影响企业的信息沟通,导致企业的管理效率不高。

(五)领导沟通技能的缺失

上文提到,过去几年对瓮福集团的管理人员进行能力测评,行政能力上明显高于欧美国家,但是沟通技能得分却比较低,说明瓮福集团的领导在沟通技能方面需要一定的加强。经过笔者的调研发现,瓮福集团领导的沟通能力不足表现在:倾听不足、缺乏语言信息表达技巧、口头和书面沟通技能需要加强等等。

四、改善瓮福集团内部管理沟通的措施

针对上述调研存在的问题,结合瓮福集团发展的实际,笔者提出了针对性的一些措施。希望能够在瓮福集团内部培养良好的沟通氛围,建立沟通体系、制定沟通政策、完善沟通制度、理顺沟通方式,让管理者懂得如何沟通、掌握沟通的技巧。

(一)提升领导者的管理沟通认知

首先,管理者要从思想上认识到沟通对于企业管理的重要性,意识到良好的沟通事关公司氛围、员工士气、企业生产效率。管理者要认清自我,克服官本位思想,摒弃等级和成见,主动和下属沟通,在自己部门、在企业中营造沟通文化。

其次,要打造良好的沟通气氛,鼓励员工发表自己的看法、意见、建议。管理者要善于深入基层、深入一线工作场所,了解到一线员工的真正需求。

再次,要革新自己的管理沟通理念,引入新的管理思想。领导者要具有同理心,要能够体会一线员工的难处,感同身受、将心比心。领导者还应当有一定的前瞻性,不断学习、不断了解外部讯息,促进团队的持续进步。管理者还应当具有随机应变能力,善于面对不同沟通环境、沟通对象,采取合理的沟通策略。

最后,管理者还要善于赞美员工。随着8090后的员工越来越多,这些“Y世代”的员工往往难以接受批评,但是对于鼓励、赞美却十分受用。所以,管理者应当懂得鼓励员工,发现员工的种种亮点。赞美往往不需要太多的付出却能够获得超出想象的回报。

(二)制定沟通政策,完善沟通制度

第一,要多听取多方的意见,360度的吸取内外部客户的意见。对顾客、一线员工敞开自己的心扉,让企业与一线员工建立起直接联系,当直接与客户接触的员工知道自己的意见能够受到重用时候,他们就有很强烈的参与感,就能发挥自己的主观能动性。

第二,建立起沟通培训体系。管理沟通不仅仅是从员工、领导日常的工作中加强重视,也需要通过必要的培训提升自己的管理技能。一项员工培训调查显示,经过沟通管理培训的公司,其整体管理水平要比未经过沟通培训的公司要高出一倍。

第三,建立及时反馈机制。要建立起员工和领导之间的沟通反馈桥梁,及时的反馈能够平复员工的心情、抑制小道消息的产生、避免很多不必要的猜想,使得管理过程能够防患于未然。

(三)完善沟通渠道建设,创新沟通方式

要改变瓮福集团只重视下行沟通,忽视平行、上行沟通渠道的做法。

第一,要改善正式沟通的方式。要提升企业开会、简报的传达效率,建立起匿名沟通的渠道,例如设立微信公众号、微信群、内部信箱等等,保证员工能够畅所欲言提出自己的想法以及得到回复。

第二,积极引导健康的非正式沟通。瓮福集团的人力资源管理部门可以采取聚会、部门活动、郊游、旅游等方式,让其充分发挥非正式沟通的优势,藉此减少信息扭曲失真的可能性。同时,高层管理者也不应只坐在电脑前看报表,应当经常下到办公区、车间、代理网点,适时与各层级员工进行闲谈,往往可以获得意想不到的收获。

第三,与时俱进改进沟通技术。当前瓮福集团还采取指示、汇报、会议等传统沟通方式。建议企业可以采取ERPCRM等先进管理工具,这样可以提升管理的效率,减少很多会议造成的时间浪费,使得企业的报告反馈更加直观、更加数字信息化、更加迅速。

五、有效管理沟通在瓮福集团中起到的作用

通过上述对瓮福集团管理沟通存在的问题和对策分析的研究,可以看到管理沟通对瓮福集团的管理具有很重要的作用,管理沟通有助于企业的各个部门形成合力,使得企业具有敏锐、灵活、协调、统一的运作。

(一)有效的沟通和企业的管理职能密不可分

现代企业管理的四大职能涵盖了计划、组织、领导和控制,而沟通就是将四大职能连接起来的纽带。有效的沟通是实现企业管理职能的主要手段、方式和途径。沟通能够明确管理层的目标,实现有效的计划,组织相关的资源完成分解的目标,领导和激励员工,根据拟定的计划对目标进程进行有效的控制。由此可见,这四项职能执行与管理沟通密切相关。

(二)有效沟通是企业的生命线

管理过程也是沟通过程。瓮福集团从市场中要了解客户的实际需求,需要沟通;从研发和生产中整合各项资源,生产出优质产品,也需要沟通;企业日常的业务管理、财务管理、人力资源管理等也需要管理沟通。企业的各项日常经营活动,需要信息的交换,而重要的手段和生命线就是管理沟通。

(三)有效管理沟通是实现企业目标的有力支撑

有效沟通能够让企业和员工确定任务达成一致,管理者通常需要先向员工陈述年度目标,听取员工的意见,然后进行适当的修改和调整,最终通过有效沟通达成目标共识。这样的管理沟通也有助于企业利益和员工的利益保持一致。

有效的沟通能激励部门之间、员工之间的紧密合作。通过将企业目标细分,使得企业每个部门之间、各个岗位之间的员工责任到位,向个体之间、个体和组织之间粘合在了一起,促进组织和员工的共同成长。另一方面,员工也可以在企业实现自己目标的同时,追求自己的理想和人生价值。

(四)有效管理沟通有助于提升企业文化

企业经营管理中培养出独特的企业精神化,使得企业外在需求转化为员工自在的观念和行为模式,认同企业的核心价值观和目标,能够让员工理解、尊重这种氛围,并逐渐固化成为了企业的文化。我们所使用的任何一种沟通方式和沟通工具,都是这种企业文化的表象。所以,我们可以看到,有的企业管理沟通民主融洽、有的企业管理沟通简单粗暴,这些都属于企业的文化重要构成。

 

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